Для корректного ведения товарного учета и работы информационной (торговой) системы необходимо регулярно контролировать основные показатели и в случае выявления расхождений или ошибок оперативно принимать меры. В противном случае со временем могут накапливаться значительные расхождения между программными и фактическими остатками.
Рекомендуется регулярно проводить следующие мероприятия:
- Ежедневно, по каждой кассе, сверять сумму z-отчета ККТ с суммой наличных денежных средств в денежном ящике.
- Ежедневно сверять сумму z-отчетов с суммой по чекам в программе "ГБ-Аптека". Это можно сделать с помощью отчета "Продажи по кассам" и/или "Реестра документов".
- Ежемесячно сверять основные суммы по "Товарному отчет" в программе "ГБ-Аптека" с первичными документами (Приход от поставщиков, z-отчеты, Списания, Инв., Н/Р и пр.). В программе есть Товарный отчет/Титульный лист в котором отражаются общие значения и несколько отчетов для расшифровки каждого из значений. К примеру в Титульном листе есть строчка "Сумма приходов от поставщиков, руб" одна общ. сумма и есть отчет "2.1 Приход от поставщиков" для расшифровки. И так по каждому показателю.
- При обнаружении на Кассе (в прайс-листе) товаров, которых не должно быть на остатке - ОПЕРАТИВНО сообщить в службу технической поддержки.
- Ни в коем случае не пытаться удалить товар из прайс-листа на кассе путем создания фиктивной продажи! Если какой-то товар не списывается с остатков нужно разбираться по какой причине это происходит.
- Проводить промежуточную инвентаризацию не реже одного раза в год по каждому складу. Оптимально два раза.
Важно! У компании "Ареал-Софт" имеется богатый опыт в проведении промежуточных инвентаризаций, существует целый ряд практических решений позволяющих ускорить процесс проведения инвентаризации:
-- использование дополнительных рабочих мест программы для проведения инвентаризации
-- использование терминала сбора данных - ТСД
-- удобная технология для проверки результатов и корректировки остатков
- Назначить ответственного за ведение товарного учета, который будет оперативно сообщать в службу технической поддержки о всех выявленных ошибках, расхождениях, подозрениях при работе с программой.